Każdy numer NIP jest niepowtarzalny i przyporządkowany na cały okres działalności danego podmiotu lub całe życie w przypadku osób fizycznych. Numer NIP składa się z dziesięciu cyfr. Trzy pierwsze cyfry oznaczają kod urzędu skarbowego, sześć kolejnych to cyfry losowe, natomiast ostatnia to tak zwana cyfra kontrolna, wyliczana za pomocą specjalnego algorytmu.
Numer NIP poprzedzony jest prefiksem PL, nazywany też numerem identyfikacji VAT UE. Numer identyfikacji VAT UE (VAT PL) to numer pod jakim podatnik jest zarejestrowany dla potrzeb handlu wewnątrz UE, którym podatnik posługuje się w obrocie wewnątrzwspólnotowym. Poprawny format numeru VAT PL dla polskiego podatnika to kod państwa + NIP
Kto jest zobowiązany do posiadania numeru NIP?
Obecnie, podatnicy, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są zobowiązani do odprowadzania podatku od towarów i usług, nie są już zobowiązani do posiadania NIP-u, a zamiast tego posługują się po prostu numerem PESEL.
Rejestr NIP – kto nadaje numeru NIP?
Za wydanie numeru NIP odpowiedzialny jest naczelnik urzędu skarbowego, na terenie którego działa dane przedsiębiorstwo. Warto również dodać, że wydanie numeru NIP jest całkowicie bezpłatne.
Wniosek o nadanie numeru NIP składa się za pośrednictwem druków:
NIP-7 – formularz przeznaczony dla:
-niebędących przedsiębiorcami:
- prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą
- podlegających zarejestrowaniu jako podatnicy podatku od towarów i usług lub będących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług
- będących płatnikami podatków
- będących płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne
- nieobjętych rejestrem PESEL
-będących przedsiębiorcami prowadzącymi samodzielnie działalność gospodarczą w zakresie działalności, do której nie stosuje się przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej
https://www.podatki.gov.pl/media/7203/nip-7-06-06.pdf
NIP-2 – formularz przeznaczony dla:
-Osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej będących podatnikiem lub płatnikiem podatków.
-Płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenia zdrowotne z wyjątkiem podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego
Nadanie numeru NIP dla osób fizycznych
Zgodnie z zasadą jednego okienka, procedura przyznania numeru NIP dla podmiotów rejestrujących się do CEIDG poprzez wniosek CEIDG-1, odbywa się bezpośrednio przy rejestracji przedsiębiorstwa. Złożenie druku CEIDG-1 do urzędu gminy jest jednocześnie wnioskiem o nadanie numeru NIP, który oficjalnie przyznawany jest po złożeniu dokumentów rejestracyjnych przez osobę fizyczną.
Wniosek o nadanie numeru NIP dla przedsiębiorstw podlegających wpisowi do KRS
W przypadku form prawnych przedsiębiorstw, które podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, numer NIP przyznawany jest przy ich zgłoszeniu.
https://www.podatki.gov.pl/media/7201/nip_2-13-08.pdf
Nadanie numeru NIP dla osób fizycznych
Należy pamiętać, że osoby fizyczne zakładające jednoosobową działalność gospodarczą, które posiadały już wcześniej numer NIP, nie dostają nowego numeru, tylko ten który już wcześniej otrzymały staje się jednocześnie NIP-em przedsiębiorstwa.
Wniosek o nadanie numeru NIP dla przedsiębiorstw podlegających wpisowi do KRS
W przypadku form prawnych przedsiębiorstw, które podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, numer NIP przyznawany jest przy ich zgłoszeniu.
Formy prawne, które podlegają wpisowi do KRS to:
- Spółki handlowe (spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne)
- Spółdzielnie i spółdzielnie europejskie
- Przedsiębiorstwa państwowe
- Jednostki badawczo-rozwojowe
- Przedsiębiorstwa zagraniczne
- Towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
- Główne zakłady zagranicznych zakładów ubezpieczeń społecznych
- Spółki europejskie
- Główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji
NIP-8 – formularz przeznaczony dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego w zakresie:
-rejestru przedsiębiorców
-rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej
https://www.podatki.gov.pl/media/7202/nip_8-04-07.pdf
Złożony wniosek o NIP może być odrzucony w określonych przypadkach:
-Z jakiegoś powodu nie ma możliwości potwierdzenia istnienia danego podmiotu
-Złożona dokumentacja jest niekompletna lub zawiera błędy
-O wydanie numeru NIP ubiega się osoba/ podmiot nie prowadzący działalności działalności gospodarczej lub nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT (jak już zostało wspomniane w tym wypadku wystarczy PESEL)
Na jakich dokumentach podanie numeru NIP jest konieczne?
Zgodnie z ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników numer NIP musi być podawany na wszystkich dokumentach związanych z zobowiązaniami podatkowymi i należnościami budżetowymi, do których poboru zobowiązane są organy podatkowe lub celne.