Aby obniżyć podatek, należy posiadać aż trzy dokumenty
Zwrot towaru lub reklamacja mogą mieć miejsce w każdej firmie. Warto przeprowadzić audyt w działach obsługi klienta, czy punkcie sprzedaży, aby zweryfikować, czy prawidłowo gromadzona jest dokumentacja dla potrzeb obniżenia podatku na okoliczność reklamacji, czy zwrotu towaru. Zwrotu towaru oraz uznanej reklamacji sprzedawca nie rejestruje za pomocą kasy fiskalnej.
Ewidencja zwrotów
Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo zwrotem części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży ujmuje się w odrębnej ewidencji zwanej ewidencją zwrotów.
Ewidencję tę, co do zasady, prowadzi przedsiębiorca. Ewidencja korekt to nie jest jednak ewidencja prowadzona w programie księgowym w biurze rachunkowym. To ewidencja, którą można prowadzić np. elektronicznie w Excelu, czy w formie papierowej na specjalnie opracowanych formularzach.
Brak jest urzędowego wzoru ewidencji zwrotów/ gotowego szablonu, którym podatnicy mogliby się posługiwać. Można, zatem ewidencję (jej szablon) opracować samodzielnie stosownie do potrzeb firmy. Niemniej, ewidencja powinna zawierać obowiązkowo dane wskazane przez ustawodawcę.
Dane, jakie musi zawierać ewidencja to:
– data sprzedaży;
– nazwa towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
– termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
– wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
– zwracana kwota (brutto) oraz odpowiadająca jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
– dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży UWAGA! Dokumentem tym jest paragon sprzedaży, który nabywca ma obowiązek zwrócić sprzedawcy;
– protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Zwracamy Państwa uwagę na konieczność podpisania protokołu przez nabywcę, który chce zwrócić towar, czy występuje z reklamacją. Warto już na etapie sprzedaży lub wysyłki towarów przekazać Klientowi w formie mailowej czy dołączając do przesyłki – wzór takiego protokołu, ze wskazaniem, iż tylko ten dokument stanowi podstawę do rozpatrzenia reklamacji lub przyjęcia zwrotu.