Zatrudnienie obywateli z Ukrainy– kluczowe aspekty prawne i praktyczne

Jako specjalistka ds. kadr i płac w DGC biuro rachunkowe, na co dzień wspieram przedsiębiorców w bezpiecznym i efektywnym zatrudnianiu cudzoziemców, w tym obywateli Ukrainy. W świetle obowiązujących przepisów pierwszym krokiem jest wybór właściwej procedury legalizacji pracy – oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy albo uproszczonego powiadomienia na podstawie specustawy o pomocy. Obie ścieżki mają odmienne wymogi formalne, terminy i konsekwencje dla pracodawcy .

1. Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy (art. 88z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy)

  • Składa się je do powiatowego urzędu pracy, uprawniając do powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy na okres do 24 miesięcy, przy czym nie dłużej niż 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy od daty rozpoczęcia zatrudnienia.

  • Procedura jest bezpłatna i elektroniczna, co znacznie upraszcza formalności.

  • Pracodawca musi zawrzeć z cudzoziemcem pisemną umowę oraz zgłosić zatrudnienie do urzędu pracy w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy (art. 90d).

2. Uproszczone powiadomienie na podstawie specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (art. 22 specustawy z 12 marca 2022 r.)

  • Umożliwia pracę obywateli Ukrainy bez zezwolenia – wystarczy powiadomić urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy na umowę o pracę, umowę zlecenie lub inną umowę cywilnoprawną.

  • Powiadomienie zawiera m.in. dane pracownika, formę i wymiar czasu pracy oraz stan zatrudnienia z 23 lutego 2022 r.

  • Procedura została utrzymana i przedłużona ustawą nowelizującą z 15 maja 2024 r., zapewniając stabilność zatrudnienia Ukraińców również w 2025 roku.

3. Interpretacje i orzecznictwo – co warto wiedzieć?

  • Interpretacja Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (24 marca 2022) doprecyzowuje, że oświadczenia i zezwolenia nie pozwalają na zwiększenie wymiaru etatu ponad pierwotnie zadeklarowany.

  • Wyrok NSA z 18 października 2023 potwierdza, że okresy pracy sezonowej oraz na podstawie oświadczeń nie sumują się z zagranicznym okresem ubezpieczeniowym, co ma wpływ na składki ZUS.

  • Regularne monitorowanie zmian w interpretacjach i orzeczeniach minimalizuje ryzyko kar administracyjnych i zaległości składkowych

4. Jak DGC biuro rachunkowe może Ci pomóc?

  • Kompleksowo przeprowadzimy Cię przez wybór procedury legalizacji zatrudnienia Ukraińców.

  • Przygotujemy i złożymy wszystkie niezbędne dokumenty, pilnując terminów i wymogów merytorycznych.

  • Prowadzimy obsługę kadrowo-płacową oraz reprezentujemy Klienta przed urzędami, minimalizując ryzyko nieprawidłowości i kar finansowych.

Zapraszam do kontaktu – razem zadbamy o to, by zatrudnienie Ukraińców w Twojej firmie przebiegało sprawnie, zgodnie z prawem i bez zbędnego stresu!