Czy prowadzisz firmę zarządzającą nieruchomościami? Sprawdź, jak prawidłowo znakować i ewidencjonować środki czystości
Czy wiesz, że środki czystości używane przez Twoją firmę powinny być odpowiednio znakowane, przechowywane i ewidencjonowane?
Czy zdajesz sobie sprawę, że błędna klasyfikacja może skutkować problemami w rozliczeniach podatkowych lub podczas kontroli sanepidu?
Czy masz pewność, że Twoje faktury i dokumentacja kosztowa są zgodne z przepisami o rachunkowości i BHP?
Jeśli zarządzasz nieruchomościami – niezależnie od tego, czy są to wspólnoty mieszkaniowe, biurowce czy budynki użyteczności publicznej – musisz wiedzieć, że prawidłowe podejście do środków czystości to nie tylko porządek, ale również… obowiązek prawny i podatkowy.
1. Jakie środki czystości powinny być znakowane?
Zacznijmy od podstaw. Czy wszystkie środki czystości, które kupujesz do swoich nieruchomości, muszą być znakowane?
Odpowiedź brzmi: tak, jeśli są to środki chemiczne o potencjalnie niebezpiecznym działaniu.
Do takich należą m.in.:
• preparaty do czyszczenia sanitariatów (zawierające kwasy lub chlor),
• środki do mycia okien, podłóg i wind,
• odtłuszczacze przemysłowe,
• detergenty do sprzątania części wspólnych,
• preparaty owadobójcze lub grzybobójcze.
Każdy z tych produktów powinien być przechowywany zgodnie z instrukcją producenta oraz oznaczony zgodnie z przepisami BHP.
2. Jak oznaczać środki czystości w magazynie technicznym?
Czy Twoi pracownicy wiedzą, że każdy pojemnik ze środkiem czystości powinien mieć etykietę z nazwą, składem i datą otwarcia?
Czy kontrolujesz, czy środki nie są przelewane do nieoznakowanych butelek „po czymkolwiek”?
Czy masz miejsce magazynowe, w którym preparaty są przechowywane bezpiecznie – z dala od żywności, dokumentów, sprzętu biurowego?
Brak prawidłowego oznakowania może skutkować nie tylko zagrożeniem zdrowia, ale również karami w razie kontroli.
3. Czy środki czystości trzeba wpisywać w koszty firmy?
Z punktu widzenia księgowości – oczywiście, że tak! Ale…
Czy na pewno wiesz, jak rozliczyć zakup środków czystości jako koszt uzyskania przychodu?
Czy rozdzielasz wydatki na poszczególne nieruchomości, wspólnoty lub zlecenia?
Czy Twoje faktury są opisywane zgodnie z zasadami rachunkowości i przypisywane do odpowiednich MPK (miejsc powstawania kosztów)?
Przykład błędu: zakup 20 litrów środka do podłóg wrzucany „hurtowo” jako ogólny koszt biura – to błąd, jeśli produkt był używany do konkretnej nieruchomości. Koszty muszą być przypisane do działalności operacyjnej, nie do administracji!
4. Jak rozliczyć VAT od środków czystości?
Czy wiesz, że nie każdy środek czystości ma stawkę 23%?
Czy rozliczasz VAT zgodnie z PKWiU i masz aktualne kody towarów i usług?
Czy masz system, który umożliwia przypisywanie zakupów do konkretnej jednostki organizacyjnej lub klienta?
W DGC Biuro Rachunkowe regularnie spotykamy się z sytuacjami, gdzie:
• VAT jest odliczany błędnie (np. przy zakupie przez podmiot zwolniony),
• brak dokumentacji uniemożliwia wykazanie kosztu podczas kontroli urzędu skarbowego,
• faktury są wystawiane na zły podmiot (np. wspólnota zamiast zarządcy).
5. Czy potrzebujesz specjalnej ewidencji?
Tak, jeśli:
• zatrudniasz personel sprzątający,
• przechowujesz środki czystości na terenie nieruchomości wspólnych,
• rozliczasz koszty według klucza właścicielskiego lub administracyjnego.
Warto prowadzić:
✅ Ewidencję zużycia środków czystości,
✅ Kartoteki magazynowe,
✅ Dokumentację BHP (np. karty charakterystyki),
✅ Rozliczenia kosztów operacyjnych według nieruchomości.
Potrzebujesz pomocy w prowadzeniu dokumentacji i rozliczeń?
Jako DGC Biuro Rachunkowe od lat współpracujemy z firmami zarządzającymi nieruchomościami – wspólnotami mieszkaniowymi, spółdzielniami, zarządcami prywatnymi.
Z nami:
✅ Zorganizujesz księgi rachunkowe zgodnie z ustawą,
✅ Rozliczysz VAT i PIT bez stresu,
✅ Poprowadzisz ewidencję kosztów środków czystości i materiałów eksploatacyjnych,
✅ Przygotujesz się na każdą kontrolę – skarbową, BHP, sanepidu czy właścicieli.
Podsumowanie – pytania, które warto sobie zadać:
Czy moje środki czystości są prawidłowo oznaczone?
Czy mogę udowodnić ich zużycie w razie kontroli?
Czy dokumentuję wydatki zgodnie z przepisami rachunkowości?
Czy dobrze rozliczam VAT i przypisuję koszty do konkretnych nieruchomości?
Czy ktoś kontroluje faktury i ich zgodność z rejestrem zakupów?
Jeśli choć na jedno z tych pytań nie odpowiadasz z pełnym przekonaniem – czas skonsultować się z profesjonalistami.
Skontaktuj się z nami – działamy kompleksowo, profesjonalnie i z doświadczeniem branżowym.
Napisz do nas – omówimy Twoje potrzeby i zaproponujemy rozwiązania.
DGC Biuro Rachunkowe – wiemy, jak działa zarządzanie nieruchomościami od środka!! A Ty możesz skupić się na tym, co najważniejsze – spokojnym prowadzeniu firmy.