Zwrot kosztów zakupu okularów i szkieł kontaktowych – obowiązki pracodawcy i prawa pracownika

Jako ekspertka ds. rachunkowości i kadr z przyjemnością wyjaśniam, jak wygląda procedura zwrotu pracownikom wydatków na okulary i soczewki kontaktowe . Ten temat jest kluczowy dla zapewnienia bezpieczeństwa i komfortu pracy przy monitorach oraz w innych warunkach wymagających korekcji wzroku.

1. Podstawa prawna
Podstawą prawną jest § 8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 2023 poz. 2367). Zgodnie z tym przepisem pracodawca zapewnia pracownikowi okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeżeli profilaktyczne badania okulistyczne wykażą taką potrzebę.

2. Brak ustawowego limitu – definicja refundacji w regulaminie
Przepisy nie określają maksymalnej kwoty zwrotu, dlatego to regulamin wewnętrzny przedsiębiorstwa powinien precyzować:

  • wysokość dofinansowania (np. 300–500 zł na osobę),

  • zakres kosztów (oprawki, soczewki, akcesoria pielęgnacyjne),

  • częstotliwość refundacji (np. raz na dwa lata).

3. Krok po kroku – jak ubiegać się o zwrot

  1. Zaświadczenie lekarskie
    • od lekarza medycyny pracy lub okulisty potwierdzające konieczność stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy monitorze;

  2. Dowód zakupu
    • faktura VAT lub paragon za okulary (oprawki i szkła) albo soczewki kontaktowe;

  3. Wniosek o refundację
    • zgodnie ze wzorem i terminami określonymi w regulaminie wewnętrznym firmy.

4. Aspekty podatkowe i rachunkowe

  • Dla pracownika: zwrot kosztów stanowi świadczenie zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT (świadczenia wynikające z przepisów BHP) .

  • Dla pracodawcy: wydatek jest kosztem uzyskania przychodu; nie odlicza się VAT z faktury.

5. Dlaczego warto współpracować z DGC Biurem Rachunkowym?
Kompleksowa obsługa BHP i kadr – od opracowania regulaminów po rozliczenia finansowe
Optymalizacja procesów – dbamy o zgodność z przepisami i bezpieczeństwo Twojego zespołu
Pełne wsparcie w prowadzeniu ewidencji i rozliczeń – oszczędzasz czas i unikasz nieporozumień

Zadbaj z nami o zdrowie wzroku pracowników i uprość swoje procedury kadrowo-rachunkowe. Skontaktuj się z DGC Biurem Rachunkowym i ciesz się pewnością, że wszystkie formalności są dopięte na ostatni guzik!