Usługi gastronomiczne a podatki

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej mogą obejmować różnorodne wydatki, jednak nie wszystkie z nich można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jednym z bardziej skomplikowanych obszarów są wydatki na usługi gastronomiczne – zarówno pod kątem ich zaliczenia w koszty, jak i prawa do odliczenia podatku VAT. W tym artykule wyjaśnimy, w jakich przypadkach można ująć usługi gastronomiczne w kosztach firmy, jakie są ograniczenia wynikające z przepisów i na co zwrócić uwagę, aby rozliczenia były zgodne z prawem.

Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać dwa podstawowe warunki:

1. Być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą – musi służyć osiągnięciu przychodu, jego zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodu.

2. Być właściwie udokumentowany – wymaga posiadania faktury wystawionej na dane firmowe przedsiębiorcy.

Wydatki na usługi gastronomiczne mogą być zaliczone do kosztów działalności, ale tylko w określonych przypadkach, np.:

• podczas spotkań służbowych z klientami lub kontrahentami, których celem jest omówienie warunków współpracy, podpisanie umów itp.,

• w ramach podróży służbowych przedsiębiorcy lub pracowników, jeśli są uzasadnione wykonywanymi obowiązkami.

Jednym z kluczowych ograniczeń jest zakaz zaliczania w koszty wydatków na reprezentację. Wydatki te obejmują działania mające na celu budowanie wizerunku firmy, np.:

• organizowanie wystawnych kolacji,

• zamawianie kosztownych dań,

• wydatki na alkohol w restauracjach.

Urząd skarbowy może uznać, że takie wydatki nie służą bezpośrednio osiągnięciu przychodu, a jedynie poprawie wizerunku firmy, co wyklucza ich ujęcie w kosztach.

Jak odróżnić koszty reprezentacji od kosztów działalności?

• Jeśli spotkanie w restauracji służy podpisaniu kontraktu, uzgodnieniu warunków współpracy lub rozwiązaniu problemów biznesowych – wydatek można zaliczyć w koszty działalności.

• Jeśli jednak celem spotkania jest wyłącznie poprawa wizerunku firmy, wydatku tego nie można uwzględnić w kosztach.

Zasadniczo prawo do odliczenia podatku VAT od usług gastronomicznych jest mocno ograniczone. Od 1 stycznia 2021 roku obowiązuje przepis, zgodnie z którym:

• Nie można odliczyć VAT od usług gastronomicznych, z wyjątkiem sytuacji, gdy:

• usługi te są nabywane w celu odsprzedaży (np. w przypadku firm cateringowych),

• dotyczą posiłków dla pracowników objętych obowiązkiem zapewnienia wyżywienia wynikającym z przepisów prawa pracy (np. pracownicy pracujący w warunkach szkodliwych).

Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca nabywa usługi gastronomiczne na potrzeby spotkań z klientami lub podczas podróży służbowych, VAT nie może zostać odliczony.

Aby wydatek na usługi gastronomiczne został uznany za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest:

1. Posiadanie faktury – dokumentu potwierdzającego wydatek. Faktura powinna być wystawiona na dane firmy.

2. Sporządzenie notatki wewnętrznej – w której należy wskazać:

• cel spotkania,

• datę i miejsce,

• uczestników spotkania (np. nazwiska kontrahentów).

Warto również pamiętać, że urząd skarbowy może zwrócić szczególną uwagę na wydatki gastronomiczne, dlatego każda faktura powinna być właściwie uzasadniona.

Podróże służbowe a usługi gastronomiczne

W przypadku podróży służbowych przedsiębiorca lub pracownik może zaliczyć wydatki na wyżywienie do kosztów uzyskania przychodu, o ile spełniają one następujące warunki:

• są udokumentowane fakturą,

• są związane z wykonywanymi obowiązkami w ramach podróży służbowej,

• nie przekraczają limitów wynikających z przepisów dotyczących diet (w przypadku pracowników).

Przedsiębiorcy często popełniają błędy przy rozliczaniu usług gastronomicznych. Najczęściej dotyczą one:

1. Braku dokumentacji – zgubiona faktura lub brak szczegółowego opisu spotkania może być podstawą do zakwestionowania wydatku.

2. Nieprawidłowego ujęcia wydatku jako koszt reprezentacji – należy zawsze precyzyjnie określać cel spotkania, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

3. Odliczania VAT w sytuacjach niedozwolonych – np. od spotkań z klientami lub obiadów podczas podróży służbowych.

Rozliczanie usług gastronomicznych to skomplikowany obszar, który wymaga znajomości przepisów i dokładności w dokumentacji. DGC Biuro Rachunkowe z Łodzi oferuje kompleksową pomoc w zakresie prowadzenia księgowości, w tym także rozliczania kosztów usług gastronomicznych.

Dlaczego warto wybrać DGC Biuro Rachunkowe?

• Ekspercka wiedza – mamy doświadczenie w obsłudze różnorodnych firm i branż, dzięki czemu znamy niuanse związane z rozliczaniem kosztów gastronomicznych.

• Indywidualne podejście – analizujemy każdą sytuację, aby zapewnić optymalne i zgodne z prawem rozwiązania.

• Bezpieczeństwo rozliczeń – dbamy o to, aby Twoje wydatki były właściwie udokumentowane i zgodne z aktualnymi przepisami.

Z nami możesz mieć pewność, że Twoje finanse są w najlepszych rękach, a Ty unikasz ryzyka problemów z urzędem skarbowym.

Podsumowanie – usługi gastronomiczne w kosztach działalności

Usługi gastronomiczne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeśli są związane z działalnością gospodarczą i odpowiednio udokumentowane. Jednak odliczenie VAT w większości przypadków nie jest możliwe.

Jeśli chcesz uniknąć błędów i skupić się na rozwoju swojej firmy, skorzystaj z pomocy DGC Biuro Rachunkowe z Łodzi. Oferujemy kompleksowe wsparcie księgowe i doradcze, aby Twoja firma działała zgodnie z przepisami i osiągała swoje cele.