Jednym z podstawowych obowiązków jednostek prowadzących księgi rachunkowe jest prawidłowe przyporządkowanie kosztów do okresów, których dotyczą. W praktyce przedsiębiorcy często otrzymują faktury dotyczące kilku miesięcy lub nawet kilku lat i błędnie ujmują cały wydatek jednorazowo w kosztach. Takie postępowanie może prowadzić do zniekształcenia wyniku finansowego oraz naruszenia zasad rachunkowości określonych w ustawie o rachunkowości.

⚠ Zasada współmierności

Art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości wymaga, aby do aktywów lub pasywów danego okresu zaliczać koszty dotyczące przyszłych okresów oraz koszty przypadające na ten okres, które jeszcze nie zostały poniesione. Koszt obciąża wynik tego okresu, którego faktycznie dotyczy — niezależnie od daty faktury czy zapłaty.

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Wydatki poniesione z góry, które będą przynosiły korzyści ekonomiczne w kolejnych okresach, powinny zostać rozliczone w czasie. Najczęściej dotyczy to polis ubezpieczeniowych, abonamentów informatycznych, licencji na oprogramowanie, prenumerat, opłat serwisowych, czynszów zapłaconych z góry oraz usług marketingowych obejmujących kilka miesięcy.

Przykład – polisa ubezpieczeniowa

Spółka wykupiła 1 października polisę na 12 miesięcy za 12 000 zł. Gdyby cała kwota trafiła w koszty października, wynik za ten miesiąc zostałby zaniżony. Prawidłowo: część dotycząca bieżącego roku idzie w koszty, a część dotycząca kolejnego roku jest wykazywana jako czynne RMK i rozliczana sukcesywnie w kolejnych miesiącach.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Przedsiębiorcy często kojarzą RMK wyłącznie z kosztami zapłaconymi z góry. Tymczasem równie ważne są bierne rozliczenia z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości — koszty przypadające na dany rok, które nie zostały jeszcze zafakturowane lub opłacone. Ich brak zawyża wynik finansowy.

Czynne RMK (art. 39 ust. 1) Bierne RMK (art. 39 ust. 2)
Zapłacone z góry, dotyczą przyszłości Dotyczą bieżącego roku, jeszcze niezafakturowane
Polisy, licencje, prenumeraty, czynsze z góry Niewykorzystane urlopy, premie roczne
Abonamenty IT, opłaty serwisowe Energia końca roku, wynagrodzenie biegłego rewidenta

Kiedy nie trzeba rozliczać kosztów w czasie

Ustawa dopuszcza uproszczenia. Art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości pozwala je stosować, jeżeli nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne przedstawienie sytuacji jednostki. W praktyce niewielkie kwoty mogą być jednorazowo odnoszone w koszty — ale warunki takich uproszczeń powinny zostać opisane w polityce rachunkowości.

Najczęstsze błędy

W praktyce najczęściej powtarzają się: jednorazowe ujmowanie kosztów dotyczących wielu okresów, brak tworzenia biernych RMK, nieaktualizowanie harmonogramów rozliczeń oraz brak zapisów o uproszczeniach w polityce rachunkowości. To właśnie RMK należą do obszarów najczęściej analizowanych przez biegłych rewidentów, a dodatkowych wskazówek dostarcza Krajowy Standard Rachunkowości nr 6.

DGC Biuro Rachunkowe

W DGC pomagam przedsiębiorcom prowadzącym księgi handlowe w prawidłowym rozliczaniu kosztów zgodnie z ustawą o rachunkowości i KSR. Dzięki temu spółki otrzymują rzetelne sprawozdania finansowe i wiarygodne dane do decyzji biznesowych oraz współpracy z bankami i inwestorami.