Koszty przyszłych okresów – rozliczenia międzyokresowe
Jednym z podstawowych obowiązków jednostek prowadzących księgi rachunkowe jest prawidłowe przyporządkowanie kosztów do okresów, których dotyczą. W praktyce przedsiębiorcy często otrzymują faktury dotyczące kilku miesięcy lub nawet kilku lat i błędnie ujmują cały wydatek jednorazowo w kosztach. Takie postępowanie może prowadzić do zniekształcenia wyniku finansowego oraz naruszenia zasad rachunkowości określonych w ustawie o rachunkowości.
Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów
Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Wydatki poniesione z góry, które będą przynosiły korzyści ekonomiczne w kolejnych okresach, powinny zostać rozliczone w czasie. Najczęściej dotyczy to polis ubezpieczeniowych, abonamentów informatycznych, licencji na oprogramowanie, prenumerat, opłat serwisowych, czynszów zapłaconych z góry oraz usług marketingowych obejmujących kilka miesięcy.
Przykład – polisa ubezpieczeniowa
Spółka wykupiła 1 października polisę na 12 miesięcy za 12 000 zł. Gdyby cała kwota trafiła w koszty października, wynik za ten miesiąc zostałby zaniżony. Prawidłowo: część dotycząca bieżącego roku idzie w koszty, a część dotycząca kolejnego roku jest wykazywana jako czynne RMK i rozliczana sukcesywnie w kolejnych miesiącach.
Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów
Przedsiębiorcy często kojarzą RMK wyłącznie z kosztami zapłaconymi z góry. Tymczasem równie ważne są bierne rozliczenia z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, czyli koszty przypadające na dany rok, które nie zostały jeszcze zafakturowane lub opłacone. Ich brak zawyża wynik finansowy.
- Czynne RMK (art. 39 ust. 1): zapłacone z góry, dotyczą przyszłości — polisy, licencje, prenumeraty, czynsze z góry, abonamenty IT, opłaty serwisowe
- Bierne RMK (art. 39 ust. 2): dotyczą bieżącego roku, jeszcze niezafakturowane — niewykorzystane urlopy, premie roczne, energia końca roku, wynagrodzenie biegłego rewidenta
Kiedy nie trzeba rozliczać kosztów w czasie
Ustawa dopuszcza uproszczenia. Art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości pozwala je stosować, jeżeli nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne przedstawienie sytuacji jednostki. W praktyce niewielkie kwoty mogą być jednorazowo odnoszone w koszty, ale warunki takich uproszczeń powinny zostać opisane w polityce rachunkowości.
Najczęstsze błędy
W praktyce najczęściej powtarzają się: jednorazowe ujmowanie kosztów dotyczących wielu okresów, brak tworzenia biernych RMK, nieaktualizowanie harmonogramów rozliczeń oraz brak zapisów o uproszczeniach w polityce rachunkowości. To właśnie RMK należą do obszarów najczęściej analizowanych przez biegłych rewidentów, a dodatkowych wskazówek dostarcza Krajowy Standard Rachunkowości nr 6.