Nota księgowa jest dokumentem stosowanym w rozliczeniach między partnerami. To uniwersalny dowód księgowy służący dokumentowaniu operacji , dla których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji.

W jakich sytuacjach się ją wykorzystuje?

Noty księgowe wykorzystywane są w sytuacjach, kiedy należy udokumentować transakcje niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. Najczęściej są to cele:

  • obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań;
  • obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy;
  • uznania dłużnika kwotą umorzonego długu;
  • udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;
  • sprostowania pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych;
  • przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę np. opłat skarbowych.

Notę księgową należy wystawić w 2 egzemplarzach. Oryginał noty otrzymuje jej odbiorca, natomiast kopia pozostaje u wystawcy. W związku z tym, że nie ma ona narzuconego z góry wzoru stosowane są różne formy graficzne dla tego dokumentu.

Nota księgowa a ustawa o rachunkowości

Nota księgowa z powodzeniem może być podstawą do zapisów w księgach rachunkowych. Jednak warunkiem jest, aby widniały na niej informacje wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości

Ze względu na to, że nota księgowa nie dokumentuje zmiany stanów aktywów ani też nie jest dowodem zastępczym, nie ma potrzeby składania na niej podpisów, wystarczą znaki zapewniające ustalenie danych osób.

Nota księgowa a KPiR

Jeżeli nie jesteśmy pewni, jakie dokumenty mogą być podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów, odpowiedź można znaleźć m.in. Zgodnie z powyższym, nota księgowa może być uznana za inny dowód księgowy i jednocześnie stanowić podstawę do zapisów w księdze przychodów i rozchodów. odpowiedź można znaleźć m.in. w § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdzie zostało określone, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (…)
  • inne dowody, wymienione w § 12 i 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Jednak, jak można przeczytać w § 13, podstawą zapisów w podatkowej księdze może być nota księgowa otrzymana od kontrahenta lub przekazana kontrahentowi. Jednak tylko taka, która została sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego.
W innych przypadkach, aby nota stanowiła dowód księgowy, musi być dodatkowo potwierdzona wyciągiem bankowym lub umową.

 

Nota korygująca

Nota korygująca jest dokumentem, który mogą wystawiać nabywcy towarów lub usług w przypadku, gdy od sprzedawcy otrzymali fakturę zawierającą pomyłki. Nota może również służyć do poprawy błędnego numeru faktury.

Co powinna zawierać nota korygująca?

Nota korygująca może zostać wystawiona wyłącznie przez przedsiębiorcę, który otrzymał fakturę z tzw. błędnymi danymi formalnymi.

Zgodnie z art. 106k ust. 3 ustawy o VAT nota korygująca powinna zawierać:

  • wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
  • numer kolejny i datę jej wystawienia;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

kiedy należy ją wystawić?

Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT notę korygującą może wystawić nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 (…).

Zgodnie z powyższym nota korygująca może służyć do poprawienia:

  • nazwy firmy,
  • imienia i nazwiska podatnika lub wystawcy faktury,
  • adresów,
  • numeru faktury,
  • daty wystawienia,
  • daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
  • daty zapłaty,
  • terminu płatności,
  • sposobu płatności,
  • NIP-u sprzedawcy i nabywcy.