Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, a także spółki jawna i cywilna, przedsiębiorstwo w spadku, spółka cywilna osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, które podlegają opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, mają obowiązek:
- posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów
- prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- prowadzić odrębnie dla każdego roku ewidencję przychodów.
Obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów powstaje od momentu, gdy zaczynasz stosować ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Ewidencję przychodów musisz prowadzić według wzoru z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
To najprostsza forma księgowości, w której ujmuje się wyłącznie przychody z działalności gospodarczej. Prowadzisz ją w formie papierowej lub elektronicznej. Ewidencja przychodów musi zawierać:
- datę wpisu
- numer dowodu księgowego, na podstawie którego dokonano wpisu
- datę uzyskania przychodu
- kwotę przychodu opodatkowanego według poszczególnych stawek.
Ważne! Od 2025 roku przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych będą mieli obowiązek prowadzić ewidencję przychodów i wykaz środków trwałych przy użyciu programów komputerowych, a następnie przesyłać elektronicznie tę ewidencję i wykaz do urzędu skarbowego (co miesiąc albo co kwartał – zależnie do formy rozliczenia).
Ewidencję prowadzisz odrębnie za każdy rok. Zapisów dokonujesz na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków i dokumentów celnych, jeśli sprzedaż jest udokumentowana fakturami. W przypadku sprzedaży bez faktur – na podstawie dowodu wewnętrznego. Ewidencję przychodów i dowody, na podstawie których są dokonywane wpisy do ewidencji, a także dowody zakupu musisz przechowywać:
- w miejscu wykonywania działalności lub
- jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki – w siedzibie tej spółki lub
- w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji przychodów.
Gdy pomimo wyboru ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych:
- nie prowadzisz ewidencji przychodów lub
- prowadzisz ewidencję przychodów w sposób uniemożliwiający uznanie jej za dowód w ramach postępowania podatkowego,
wtedy organ podatkowy oszacuje samodzielnie twój przychód i opodatkuje go według 5‑krotności należnej stawki ryczałtu, jednak nie większej niż 75%.