Dotacje unijne, środki z urzędów pracy, subwencje, dofinansowania inwestycji czy wsparcie z funduszy publicznych stanowią dla wielu przedsiębiorców istotne źródło finansowania działalności. Samo otrzymanie środków nie oznacza jednak, że należy je automatycznie wykazać jako przychód bieżącego okresu. Sposób ujęcia dotacji w księgach rachunkowych zależy przede wszystkim od celu, na jaki zostały przyznane środki. Inaczej rozlicza się dotacje przeznaczone na zakup środków trwałych, a inaczej środki finansujące bieżącą działalność operacyjną.
⚠ Ważne
Art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości: do rozliczeń międzyokresowych przychodów zalicza się środki otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wpływ na konto nie równa się przychodowi.
Dotacje na zakup środków trwałych
Przy dotacjach na maszyny, urządzenia, samochody, linie produkcyjne, budynki czy WNiP otrzymane środki nie stanowią jednorazowo przychodu operacyjnego. Ujmuje się je jako rozliczenia międzyokresowe przychodów, a następnie sukcesywnie odnosi do pozostałych przychodów operacyjnych proporcjonalnie do odpisów amortyzacyjnych. Wynika to z zasady współmierności z art. 6 ustawy o rachunkowości.
Przykład – dotacja na maszynę
Spółka otrzymała 500 000 zł dotacji na zakup maszyny o wartości 1 000 000 zł, amortyzowanej przez 10 lat. Przychód z dotacji rozpoznawany jest stopniowo przez cały okres amortyzacji, a nie jednorazowo w momencie wpływu środków.
Dotacje na bieżącą działalność
Inaczej wygląda sytuacja przy środkach na pokrycie bieżących kosztów: refundacjach wynagrodzeń, dopłatach do szkoleń, wsparciu kosztów energii, dofinansowaniu działalności badawczo-rozwojowej. W takich przypadkach przychód ujmuje się w okresie, którego dotyczą finansowane koszty, aby zachować współmierność przychodów i kosztów.
| Cel dotacji | Ujęcie w księgach |
|---|---|
| Środki trwałe i WNiP | RMP, przychód proporcjonalnie do amortyzacji |
| Bieżąca działalność operacyjna | Przychód w okresie finansowanych kosztów |
Dotacje unijne – dodatkowe obowiązki ewidencyjne
Umowy o dofinansowanie bardzo często wymagają wyodrębnienia ewidencji księgowej projektu, prowadzenia odrębnych kont analitycznych, identyfikacji kosztów kwalifikowanych oraz dokumentowania wydatków zgodnie z wytycznymi instytucji finansującej. Brak odpowiedniej ewidencji może skutkować koniecznością zwrotu części lub całości otrzymanej dotacji.
Kiedy powstaje przychód z dotacji
W rachunkowości decydujące znaczenie ma ekonomiczny cel dotacji, a nie moment wpływu środków na rachunek bankowy. Wpływ nie zawsze oznacza powstanie przychodu, część dotacji może być rozliczana przez wiele lat, a przychód ujmuje się zgodnie z przeznaczeniem otrzymanych środków. Pomocą dla księgowych są stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości, a dla jednostek stosujących MSR dodatkowo MSR 20 regulujący ujmowanie dotacji rządowych.
Najczęstsze błędy przy księgowaniu dotacji
Ujmowanie całej dotacji jednorazowo w przychodach
Brak rozliczeń międzyokresowych przychodów i błędne powiązanie dotacji z amortyzacją
Brak wyodrębnionej ewidencji projektów unijnych i błędne ujmowanie wydatków kwalifikowanych
Brak analizy warunków umowy o dofinansowanie
DGC Biuro Rachunkowe
Prawidłowe rozliczenie dotacji wymaga nie tylko znajomości ustawy o rachunkowości, ale również analizy warunków przyznania środków i celu, na jaki zostały przeznaczone. W DGC wspieram spółki, fundacje i stowarzyszenia w rozliczaniu dotacji unijnych, subwencji i dofinansowań tak, aby księgi, sprawozdania i rozliczenia projektów były zgodne z przepisami i gotowe na kontrolę instytucji finansującej.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, art. 4 ust. 1, art. 6 oraz art. 41 ust. 1 pkt 2 · Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczące pomocy publicznej · MSR 20 dla jednostek stosujących MSR.