Jak prawidłowo rozliczyć w kosztach kawę, herbatę, mleko i cukier dla pracowników?
Kawa, herbata, mleko i cukier dla pracowników a koszty podatkowe – praktyczny przewodnik
W wielu firmach zapewnienie pracownikom dostępu do kawy, herbaty, mleka i cukru stało się standardem. To drobny gest, który może wpływać na komfort pracy i atmosferę w zespole. Jednak z perspektywy księgowości i prawa podatkowego pojawia się pytanie: jak prawidłowo rozliczyć te wydatki w kosztach uzyskania przychodów? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu z eksperckiego punktu widzenia.
Ogólna zasada – związek z przychodem.️
Kluczowym warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego związek z osiąganymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tych przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
W kontekście napojów i dodatków dla pracowników, argumentacja za ich powiązaniem z przychodem opiera się na:
* Zwiększeniu komfortu pracy: Dostępność napojów może przyczyniać się do lepszego samopoczucia pracowników, a tym samym do ich efektywności i produktywności.
* Budowaniu pozytywnej atmosfery: Oferowanie napojów może być postrzegane jako dbałość o zespół, co wpływa na morale i lojalność pracowników.
* Zabezpieczeniu źródła przychodów: Zadowolony i zmotywowany pracownik to fundament sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa i osiągania przychodów.
Koszty reprezentacji a koszty pracownicze
W tym miejscu pojawia się kluczowe rozróżnienie pomiędzy kosztami reprezentacji a kosztami pracowniczymi. Koszty reprezentacji, zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą, mają charakter wystawny i służą budowaniu pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz, w relacjach z kontrahentami. Wydatki na reprezentację nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT i CIT).
Natomiast wydatki ponoszone na rzecz pracowników, mające na celu poprawę warunków pracy i zwiększenie ich motywacji, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Do tej kategorii zalicza się m.in. zapewnienie napojów i drobnych przekąsek w miejscu pracy.
Kluczowe argumenty przemawiające za zaliczeniem do kosztów pracowniczych:
* Powszechność i standard: Oferowanie kawy, herbaty, mleka i cukru stało się w wielu branżach standardem i nie nosi znamion wystawności.
* Dostępność dla wszystkich pracowników: Ważne jest, aby te świadczenia były dostępne dla ogółu pracowników, a nie tylko dla wybranych osób.
* Brak bezpośredniego związku z reprezentacją: Celem zakupu tych produktów jest zaspokojenie podstawowych potrzeb pracowników w miejscu pracy, a nie budowanie wizerunku firmy w oczach kontrahentów.
Dokumentowanie wydatków.
Aby prawidłowo udokumentować i zaliczyć te wydatki do kosztów, należy posiadać standardowe dowody księgowe, takie jak:
* Faktury VAT: Dokumentujące zakup kawy, herbaty, mleka, cukru i ewentualnie innych dodatków (np. ciasteczek, wody).
* Dowody zapłaty: Potwierdzające uregulowanie płatności za faktury.
Nie jest konieczne prowadzenie dodatkowej ewidencji zużycia tych produktów przez poszczególnych pracowników.
Stanowisko organów podatkowych i orzecznictwo.
Organy podatkowe generalnie akceptują możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na napoje i drobne przekąski dla pracowników, o ile spełniają one warunki związku z przychodem i nie mają charakteru reprezentacyjnego. Potwierdzają to liczne interpretacje indywidualne oraz orzeczenia sądów administracyjnych.
Przykładowo, w jednej z interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że wydatki na zakup artykułów spożywczych (m.in. kawa, herbata, woda, soki, mleko, cukier, ciastka, owoce) udostępnianych nieodpłatnie wszystkim pracownikom w miejscu pracy, mające na celu poprawę atmosfery i komfortu pracy, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Podsumowanie i rekomendacje️
Podsumowując, wydatki na zakup kawy, herbaty, mleka i cukru dla pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że są one powszechnie dostępne dla wszystkich pracowników i mają na celu poprawę warunków pracy oraz zwiększenie ich efektywności. Kluczowe jest, aby te wydatki nie nosiły znamion reprezentacji.
Rekomenduję:
* Dokumentowanie zakupów za pomocą faktur VAT i dowodów zapłaty.
* Zapewnienie równego dostępu do tych świadczeń dla wszystkich pracowników.
* W przypadku wątpliwości, wystąpienie z wnioskiem o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Pamiętajmy, że dbałość o komfort pracy pracowników może przełożyć się na lepsze wyniki finansowe przedsiębiorstwa, a prawidłowe rozliczenie związanych z tym wydatków jest istotne z punktu widzenia prawa podatkowego.
Mam nadzieję, że ten artykuł rozwiał Twoje wątpliwości. Jeśli masz jeszcze jakieś pytania, śmiało pytaj! Skontaktuj się z DGC Biuro Rachunkowe już dziś! Zaufaj profesjonalistom, którzy pomogą Ci legalnie zaoszczędzić pieniądze!