Faktura jest dokumentem sprzedażowym, który potwierdza dokonaną transakcję. Może być ona wystawiona w formie papierowej oraz elektronicznej (e-faktura), ale co najmniej w dwóch egzemplarzach.
Aby dokument sprzedażowy był uznany za fakturę, musi on posiadać określone elementy:
- datę wystawienia,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów oraz usług oraz ich adresy,
- numer NIP podatnika,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile data taka jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem.
Wskazane elementy faktury określone zostały przez ustawę o podatku od towarów i usług. Ich brak na dokumencie może powodować konsekwencje prawne.
Fakturę masz obowiązek wystawić w przypadku:
- sprzedaży, dostawy towarów, świadczenia usług na rzecz innego podatnika VAT lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
- sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.