Przepisy podatkowe pozwalają przedsiębiorcom na stosowanie w niektórych przypadkach indywidualnie ustalonych stawek amortyzacyjnych. Zgodnie z art. 22j ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przedsiębiorcy mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych środków trwałych po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika.
Definicja używanego środka trwałego
Definicja ta dotyczy środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 KŚT oraz środków transportu.
Podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą wprowadził do ewidencji środków trwałych samochód osobowy. W tej sytuacji podatnik nie może tego środka trwałego uznać za używany, ponieważ podatnik chce wprowadzić do ewidencji środków trwałych samochód, którego jest pierwszym właścicielem. Nie ma możliwości zatem aby zakupiona nowa maszyna, była używana przez podatnika przez 6 miesięcy w celach prywatnych, a następnie wprowadzona do środków trwałych firmy i zamortyzowana z wykorzystaniem podwyższonej stawki amortyzacji. Dowody potwierdzające, że środek trwały był używany przez osobę trzecią, powinny znaleźć się w posiadaniu podatnika przed dniem wpisania składnika do ewidencji środków trwałych.
Dokumentowanie okresu używania środka trwałego
Ustawodawca nie określił sposobu dokumentowania dotychczasowego okresu używania środka trwałego, dlatego przyjąć należy zatem, że mogą to być wszelkie wiarygodne dowody przykładowo dokumenty potwierdzające nabycie środka trwałego przez poprzedniego właściciela oraz jego oświadczenie o użytkowaniu składnika przez określony czas lub kopia ewidencji środków trwałych.
Amortyzacja używanych środków trwałych
Wykorzystywanie przez podatnika składnika majątku jako jego prywatną własność a następnie wprowadzenie go do środków trwałych nie uprawnia do skorzystania ze stawki amortyzacji przeznaczonej dla używanych środków trwałych ponieważ składnik ten nie jest uznany za używany. Składnik majątku wykupiony z leasingu operacyjnego nie jest traktowany jak używany, bowiem przez okres umowy leasingu operacyjnego był wykorzystywany przez podatnika, a nie przez osobę trzecią pomimo tego, że spełniony jest natomiast drugi warunek – składnik majątku jest po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji środków trwałych danego podatnika, ponieważ wcześniej był on ujęty w ewidencji leasingodawcy, a nie leasingobiorcy.
Ograniczenia dotyczą więc okresu trwania amortyzacji, a ten zależy bezpośrednio od zastosowanej stawki. Im wyższa stawka amortyzacyjna, tym szybsza amortyzacja, czyli krótszy jej okres. Dlatego też w przypadku samochodów, gdy przedsiębiorca zakupi nowy samochód, standardowa stawka z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 20%, a okres amortyzacji 5 lat. Jeżeli nabyty samochód spełniałby definicję samochodu używanego, przedsiębiorca mógłby podwyższyć amortyzację do 40% – wówczas okres amortyzacji zostałby skrócony do 2,5 roku, co jest zgodne z przepisami.
A zatem zastosowanie stawek indywidualnych pozwala podatnikowi na amortyzację dwukrotnie szybszą niż w przypadku zastosowania stawek standardowych. Przedsiębiorca przed wprowadzeniem środka trwałego do firmy powinien zastanowić się nad tym, jaką metodę amortyzacji przyjąć i czy można zastosować dla danego środka trwałego indywidualne stawki. Raz przyjęta amortyzacja używanych środków trwałych musi stosowana do jej zakończenia.